Gestion de stock sur Excel : modèle gratuit et formules pas à pas

Ce que votre fichier doit faire (et ce qu’il ne fait pas)

Ce guide est le mode d’emploi du tableur. Pour la méthode de fond (fiche produit, point de commande, stock de sécurité, classement ABC, démarque), lisez d’abord notre guide de la gestion de stock : les deux se complètent.

Un fichier de gestion de stock sur Excel, LibreOffice Calc ou Google Sheets doit répondre à quatre questions, sans calcul à la main :

1. Combien d’unités de chaque produit ai-je en ce moment ?
2. Quels produits faut-il recommander ?
3. Combien vaut mon stock, au coût d’achat ?
4. Combien je gagne sur chaque unité vendue ?

L’erreur la plus fréquente est de tenir un seul onglet où l’on corrige le chiffre du stock à la main après chaque vente. Au bout d’un mois, personne ne sait plus d’où vient le chiffre. La règle : on ne touche jamais au stock, on ajoute des mouvements. Le stock se recalcule tout seul, et l’historique reste.

Le modèle, prêt à recopier

Voici le modèle rempli avec l’exemple d’une épicerie fine à Marseille, pour le mois d’octobre. Les prix sont hors taxes.

ONGLET « Mouvements » (une ligne par entrée ou sortie)
A: Date  | B: Réf  | C: Type   | D: Qté | E: Coût unit. HT | F: Motif
02/10    | HUI-01  | Entrée   |   30   | 6,50             | Réception fournisseur
03/10    | MIE-03  | Entrée   |   10   | 7,60             | Réception fournisseur
07/10    | HUI-01  | Sortie   |   20   |                  | Ventes semaine 1
07/10    | CAF-02  | Sortie   |    7   |                  | Ventes semaine 1
07/10    | MIE-03  | Sortie   |    5   |                  | Ventes semaine 1
07/10    | THE-04  | Sortie   |    6   |                  | Ventes semaine 1
09/10    | HUI-01  | Sortie   |    1   |                  | Casse
14/10    | HUI-01  | Sortie   |   15   |                  | Ventes semaine 2
14/10    | CAF-02  | Sortie   |    5   |                  | Ventes semaine 2
14/10    | MIE-03  | Sortie   |    4   |                  | Ventes semaine 2
14/10    | THE-04  | Sortie   |    5   |                  | Ventes semaine 2

ONGLET « Articles » (une ligne par produit)
A: Réf | B: Désignation | C: Stock init. | D: Coût init. | E: Entrées | F: Sorties | G: Stock | H: Seuil | I: CMUP | J: Valeur | K: Prix vente HT | L: Marge unit. | M: Statut
HUI-01 | Huile d’olive 75 cl | 20 | 6,00 | 30 | 36 | 14 | 15 | 6,30 | 88,20 | 9,90  | 3,60 | À commander
CAF-02 | Café moulu 250 g    | 30 | 3,20 |  0 | 12 | 18 | 10 | 3,20 | 57,60 | 5,50  | 2,30 | OK
MIE-03 | Miel 500 g          | 10 | 7,00 | 10 |  9 | 11 |  6 | 7,30 | 80,30 | 11,90 | 4,60 | OK
THE-04 | Thé vert 100 g      | 15 | 4,00 |  0 | 11 |  4 |  5 | 4,00 | 16,00 | 6,90  | 2,90 | À commander
                                                          TOTAL VALEUR DU STOCK : 242,10 €

Deux conseils de mise en place. Transformez chaque plage en tableau (Ctrl + L dans Excel) : les formules se recopient seules sur chaque nouvelle ligne. Et dans la colonne « Type », ajoutez une liste déroulante (Données > Validation des données > Liste : Entrée;Sortie) : une faute de frappe comme « entree » suffit à fausser un total.

Les formules, pas à pas

Toutes les formules sont écrites pour la ligne 2 de l’onglet « Articles », puis recopiées vers le bas. Dans un Excel en français, le séparateur est le point-virgule.

Pour l’huile d’olive : 20 + 30 − 36 = 14 bouteilles. Le seuil est de 15 : la cellule passe à « À commander ». Le seuil d’alerte, c’est votre point de commande : ventes moyennes par jour × délai de livraison + stock de sécurité, calculé dans notre guide de gestion de stock.

Google Sheets et LibreOffice Calc proposent la même fonction (SUMIFS en anglais) : la logique est identique, seuls le nom affiché et le séparateur (virgule ou point-virgule) peuvent changer selon la langue et les paramètres régionaux.

Le seuil d’alerte en couleur

Le texte « À commander » se voit mal dans une longue liste. Une mise en forme conditionnelle colore toute la ligne.

Valeur du stock : la formule du CMUP

La valeur du stock, c’est la quantité en stock multipliée par un coût unitaire. Le problème : l’huile a été achetée 6,00 € puis 6,50 €. Quel coût retenir ?

Le coût moyen unitaire pondéré (CMUP) répond en faisant la moyenne des coûts, pondérée par les quantités :

CMUP = (stock initial × coût initial + somme des entrées × leur coût) ÷ (stock initial + quantités entrées)

Pour l’huile : (20 × 6,00 + 30 × 6,50) ÷ (20 + 30) = (120 + 195) ÷ 50 = 315 ÷ 50 = 6,30 €. Valeur des 14 bouteilles : 14 × 6,30 = 88,20 €.

Dans le tableur, la colonne I fait ce calcul avec SOMMEPROD, qui multiplie quantité et coût pour chaque entrée de la référence :

=SIERREUR((C2*D2+SOMMEPROD((Mouvements!$B$2:$B$1000=$A2)*(Mouvements!$C$2:$C$1000="Entrée")*Mouvements!$D$2:$D$1000*Mouvements!$E$2:$E$1000))/(C2+E2);D2)

SIERREUR évite une division par zéro pour un produit sans stock initial ni entrée. Utilisez des plages bornées (lignes 2 à 1000) : SOMMEPROD sur des colonnes entières ralentit le fichier.

Le Plan comptable général admet deux façons de calculer ce coût moyen : après chaque entrée, ou sur une période qui ne dépasse pas la durée moyenne de stockage. Le modèle ci-dessus calcule un CMUP de période (le mois). Pour un CMUP après chaque entrée, ajoutez dans « Mouvements » une colonne de stock cumulé et appliquez, à chaque réception : (stock avant × CMUP avant + quantité reçue × coût d’achat) ÷ (stock avant + quantité reçue). Pour le miel, reçu avec 10 pots en stock : (10 × 7,00 + 10 × 7,60) ÷ 20 = 7,30 €.

Le CMUP sert aussi à la marge : l’huile vendue 9,90 € HT pour un coût de 6,30 € rapporte 3,60 € par bouteille, soit un taux de marque de 36,36 % (3,60 ÷ 9,90). Les autres taux sont expliqués dans notre guide pour calculer sa marge.

CMUP ou premier entré, premier sorti ?

En France, l’article 213-34 du Plan comptable général admet, pour les biens interchangeables, le CMUP ou le premier entré, premier sorti (PEPS, FIFO en anglais). Le « dernier entré, premier sorti » n’est pas admis, pas plus que dans la norme internationale IAS 2, qui retient elle aussi le FIFO et le coût moyen pondéré et évalue les stocks au plus bas du coût et de la valeur nette de réalisation. Une même méthode doit s’appliquer aux stocks de nature et d’usage similaires (article 213-35).

Sur l’huile d’olive, 36 bouteilles vendues ou cassées :

Le total est le même : la méthode ne change que la répartition entre ce qui est sorti et ce qui reste. Quand les prix montent, le PEPS donne un stock plus élevé et un coût des ventes plus bas. Pour une petite boutique sur tableur, le CMUP est plus simple : une seule formule par produit, sans suivre chaque lot. Si vos produits périment, le premier périmé doit quand même sortir en premier en rayon, quelle que soit la méthode comptable. Votre expert-comptable vous dira laquelle retenir pour vos comptes.

L’inventaire annuel : ce que dit la loi

Le fichier donne un stock théorique. L’inventaire, c’est le comptage réel. En France, tout commerçant doit « contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur » de ses éléments d’actif et de passif (Code de commerce, article L123-12), stock compris.

Pour préparer ce comptage dans le tableur, ajoutez deux colonnes à « Articles » : N « Qté comptée », saisie le jour de l’inventaire, et O « Écart » : =N2-G2. La valeur de l’écart se calcule par =O2*I2. Si vous comptez 13 bouteilles d’huile au lieu de 14 : écart de −1, soit −6,30 €. Enregistrez ensuite l’écart comme un mouvement de sortie (motif « Écart d’inventaire ») pour repartir du bon chiffre.

Les micro-entrepreneurs relèvent d’un régime allégé : l’article L123-28 du Code de commerce les dispense d’établir des comptes annuels. Ceux qui vendent des marchandises doivent en revanche tenir un livre des recettes et un registre des achats récapitulé par année, avec le mode de règlement et les références des pièces justificatives, conservés dix ans. Tenir ces registres à part de vos dépenses personnelles évite bien des erreurs : voyez notre guide pour séparer les opérations personnelles et professionnelles. Pour votre situation précise, un expert-comptable ou votre chambre consulaire reste le bon interlocuteur.

Quand le tableur ne suffit plus

Un fichier Excel bien construit tient une boutique de quelques dizaines à quelques centaines de références. Il montre ses limites dans cinq situations :

• Plusieurs personnes saisissent en même temps, sur un fichier partagé : un collègue écrase la ligne de l’autre, ou travaille sur une copie ancienne.
• Plusieurs canaux de vente (boutique, site, marketplace) : le stock doit baisser partout dès la commande, ce qu’un tableur ne fait pas seul.
• Lots et dates de péremption à suivre produit par produit : une ligne par lot rend vite le fichier illisible.
• Des formules écrasées par une saisie dans la mauvaise colonne : protégez les colonnes calculées (Révision > Protéger la feuille), mais le risque demeure.
• Saisir au comptoir ou au marché : ouvrir un tableur sur un téléphone entre deux clients est peu pratique.

À ce stade, trois voies : un logiciel de caisse avec gestion de stock, un logiciel de gestion commerciale, ou une application plus légère pour noter les mouvements au fil de la journée.

Le module Boutique de Binome360 garde vos produits, vos mouvements de stock et vos marges, avec des entrées et des sorties dites à l’écrit ou à la voix. Il ne se connecte ni à une caisse ni à une banque : c’est un carnet de stock que vous tenez en parlant, pas un logiciel de caisse.

Questions fréquentes

Existe-t-il un gestionnaire de stock gratuit ?

Oui : un tableur comme celui de ce guide, dans Excel, LibreOffice Calc (gratuit) ou Google Sheets (gratuit avec un compte Google), suffit pour une petite boutique. Les logiciels de gestion de stock gratuits existent aussi, souvent limités en nombre de références ou d’utilisateurs.

Quelle est la formule du stock actuel dans Excel ?

Stock actuel = stock initial + entrées − sorties. Avec un onglet de mouvements : =C2+SOMME.SI.ENS(Mouvements!$D:$D;Mouvements!$B:$B;$A2;Mouvements!$C:$C;"Entrée")-SOMME.SI.ENS(Mouvements!$D:$D;Mouvements!$B:$B;$A2;Mouvements!$C:$C;"Sortie").

Comment faire un inventaire de stock sur Excel ?

Imprimez ou affichez la liste des références sans la colonne de stock, comptez, saisissez les quantités dans une colonne « Qté comptée », puis calculez l’écart avec le stock théorique. Notez le chiffre compté avant de regarder le fichier, pour ne pas être influencé.

Faut-il valoriser le stock au prix d’achat ou au prix de vente ?

Au coût d’achat (ou de production), jamais au prix de vente. La marge n’est gagnée qu’une fois le produit vendu. Si un produit abîmé ne peut plus se vendre qu’à perte, sa valeur doit être réduite.

En résumé

Un tableur de gestion de stock fiable repose sur une règle : on n’écrit jamais le stock, on écrit des mouvements, et les formules font le reste. Avec SOMME.SI.ENS, un seuil d’alerte en couleur et un CMUP, vous savez à tout moment ce que vous avez, ce qu’il faut recommander et ce que vaut votre stock. Première action : créez les onglets « Articles » et « Mouvements », saisissez vos cinq meilleures ventes et leurs mouvements de la semaine.

Sources

• Code de commerce, article L123-12 (inventaire au moins une fois tous les douze mois) : legifrance.gouv.fr.
• Code de commerce, article L123-28 (micro-entrepreneurs dispensés de comptes annuels) : legifrance.gouv.fr.
• Service Public Entreprendre, « Registres obligatoires du micro-entrepreneur » : entreprendre.service-public.gouv.fr.
• Autorité des normes comptables, Plan comptable général (règlement ANC n° 2014-03), articles 213-34 et 213-35, version au 1er janvier 2026 : anc.gouv.fr.
• IFRS Foundation, IAS 2 « Stocks » (évaluation au plus bas du coût et de la valeur nette de réalisation ; FIFO ou coût moyen pondéré) : ifrs.org.
• Calculs Binome360 pour l’exemple chiffré (cas fictif), octobre 2026.

Également disponible en English.